Externaliser la paie quand on n'a qu'un salarié : bon calcul ou fausse bonne idée ?

Beaucoup de créateurs d'entreprise à Paris hésitent à externaliser la paie quand ils n'ont qu'un salarié. Entre les offres low‑cost en ligne et la tentation du "je ferai ça moi‑même", les erreurs se paient pourtant cher, dès le premier bulletin de salaire.

Le mythe du "avec un salarié, ce sera simple"

On entend ça tous les mois : "Pour l'instant, j'ai juste un CDI à 35 heures, je ferai la paie sur un logiciel en ligne, on verra plus tard pour un cabinet." Ce raisonnement, porté par la légitime envie de maîtriser ses coûts, oublie une chose : le droit social ne sait pas compter jusqu'à 1. Les mêmes règles s'appliquent, que vous ayez un salarié ou 340.

En 2025, avec le prélèvement à la source, la DSN, les exonérations ciblées, les dispositifs type apprentissage ou alternance, le bulletin n'est plus un simple "ticket de caisse". C'est une pièce juridique. Une seule erreur répétée sur 12 mois peut déclencher un conflit lourd, alors même que votre entreprise est encore fragile.

Ce que coûte vraiment une paie maison pour un seul salarié

Le temps invisible que vous ne comptez pas

Reprenons calmement. Produire un bulletin de salaire "de base" implique, même avec un logiciel :

• la collecte des informations du mois (absences, congés, primes, RTT, etc.) ;
• la mise à jour des paramètres de cotisations, plafonds, barèmes ;
• le contrôle du bulletin (net imposable, net social, taux PAS, etc.) ;
• l'envoi de la DSN, la gestion des retours des organismes ;
• l'archivage, la réponse aux questions du salarié.

Sur un cas simple, vous y passez facilement 1 à 2 heures par mois, si tout se passe bien. Ajoutez à cela la veille sociale minimale pour rester conforme : suivre les évolutions, lire les circulaires, vérifier les changements de taux. Pour un dirigeant de TPE, c'est rarement le meilleur usage de son temps.

Le coût caché de la non‑conformité

Dire "j'apprendrai sur le tas" est une stratégie dangereuse. L'URSSAF, la CPAM, la caisse de retraite ou Pôle emploi ne tiendront pas compte de votre bonne volonté. Les redressements sur 3 ans sont monnaie courante, même chez les très petites structures. Et un litige prud'homal pour un seul salarié peut coûter plusieurs dizaines de milliers d'euros.

Le site de l'URSSAF lui‑même le rappelle dans ses guides : la conformité de la paie et des déclarations est un enjeu majeur, indépendamment de la taille de l'entreprise (urssaf.fr).

Les logiciels de paie en ligne suffisent‑ils vraiment ?

Des outils puissants... si on sait s'en servir

On ne va pas se raconter d'histoires : de nombreux outils de paie en ligne sont techniquement très bons. Le problème n'est pas l'outil, c'est la personne qui le paramètre. Un logiciel ne choisira pas à votre place la bonne convention collective, ni les bons taux de prévoyance, ni la manière de traiter une prime annuelle ou un départ en cours de mois.

Les interfaces sont séduisantes, mais elles donnent une illusion de simplicité. C'est comme piloter un avion avec un cockpit automatisé : en croisière, tout va bien. Le jour où il y a des turbulences, on a besoin d'un pilote, pas d'un bouton "aide".

Ce que ne fait pas un logiciel, même très moderne

Un logiciel ne :

• vous alerte pas sur une clause bancale dans votre contrat de travail ;
• ne réécrit pas votre règlement intérieur ou vos affichages réglementaires ;
• ne vous aide pas à gérer une entrée ou une sortie de personnel sensible ;
• ne vous défend pas en cas de contrôle URSSAF ou de contentieux.

C'est précisément là qu'un cabinet comme Cap Paye, toujours à la pointe des évolutions légales, fait la différence : en apportant un cerveau, pas seulement un logiciel.

Cas d'école : la start‑up avec un seul salarié cadre

Imaginons une jeune société basée à Paris 12e. Un associé fondateur, un salarié cadre recruté en CDI, salaire brut de 3 500 euros. La start‑up opte pour un SaaS de paie à 25 euros par mois. Tout va bien la première année, jusqu'au jour où le salarié démissionne.

On découvre alors que :

• la convention collective n'était pas la bonne ;
• les plafonds de certaines cotisations n'ont pas été appliqués correctement ;
• les congés payés n'ont pas été calculés sur les primes variables ;
• l'indemnité compensatrice de congés est fausse.

Le salarié se fait accompagner par un conseil, demande des rappels de salaires, conteste l'attestation Pôle emploi. La jeune société doit refaire deux ans de paie, corriger les DSN, régulariser les organismes. L'économie réalisée en ne recourant pas à un spécialiste est partie en fumée, en temps perdu et en honoraires de rattrapage.

Quand externaliser la paie est rationnel dès le premier salarié

Les profils qui rendent l'externalisation quasi indispensable

Pour certains profils, externaliser la paie dès le premier contrat n'est pas un luxe, c'est du bon sens :

• Apprentis et alternants : dispositifs complexes, exonérations, déclarations spécifiques.
• Temps partiel : gestion des heures complémentaires, plannings, minima de rémunération.
• Cadres au forfait jours : sujet explosif en cas de contentieux si la convention n'est pas maîtrisée.
• Rémunération variable : commissions, primes d'objectifs, clauses parfois subtiles.

Sur ces cas, un accompagnement par un spécialiste du social évite de poser des fondations bancales. C'est aussi l'occasion de sécuriser vos contrats, votre organisation du travail et vos premiers processus RH.

Un coût qui s'amortit très vite

Un cabinet d'externalisation comme Cap Paye facture souvent à la ligne de bulletin, avec un tarif clair. Pour un seul salarié, on parle de quelques dizaines d'euros par mois, incluant souvent :

• le bulletin de salaire ;
• la DSN mensuelle ;
• les déclarations de fin d'année ;
• un socle de conseil et de réponses à vos questions.

Rapporté au risque évité, c'est un arbitrage rationnel. D'autant que vous gagnez du temps pour ce qui crée réellement de la valeur : développer votre activité, pas courir après les paramétrages URSSAF.

Actualité : le durcissement des contrôles sur les jeunes entreprises

Les derniers rapports de l'Acoss et de l'URSSAF le montrent : les contrôles se concentrent de plus en plus sur les petites structures, notamment dans le numérique, le conseil, les services à la personne. La croyance "je suis trop petit pour être contrôlé" ne tient plus.

Les erreurs fréquentes concernent justement les premières années de vie : mauvaise classification des salariés, exonérations mal appliquées, erreurs sur les contrats aidés, absence de document unique des risques. Autant de points sur lesquels un cabinet comme Cap Paye est armé, parce que c'est son métier, au quotidien, pas un bricolage du soir.

Comment décider lucidement : trois questions à vous poser

Avant de trancher entre paie maison et externalisation pour votre premier salarié, posez‑vous ces trois questions simples :

1. Combien vaut réellement une heure de mon temps de dirigeant, et combien d'heures vais‑je y consacrer chaque mois ?
2. Suis‑je prêt à assumer seul un contrôle URSSAF ou un litige prud'homal, même si je n'ai "qu'un salarié" ?
3. Ai‑je envie de devenir expert en paie... ou de rester focalisé sur mon métier ?

Si ces questions vous mettent mal à l'aise, c'est probablement que vous sentez l'intérêt de vous faire accompagner, ne serait‑ce que les premières années.

Commencer proprement, pour ne pas corriger dans l'urgence

On corrige tous les jours des situations qui auraient pu être évitées si la paie avait été externalisée dès le départ. Des TPE, des cabinets comptables en sous‑effectif, des structures qui ont sous‑estimé la technicité de la gestion sociale. La marche arrière est toujours plus coûteuse que le bon réglage initial.

Si vous êtes en phase de création ou que vous venez de recruter votre premier salarié, c'est le moment idéal pour poser un cadre propre : contrats solides, paie conforme, déclarations carrées. Un simple échange avec un cabinet toujours à la pointe des évolutions légales peut suffire à éclairer votre décision. Ensuite, à vous de voir si vous voulez piloter la paie... ou déléguer ce cockpit à un véritable copilote en gestion sociale.